1.- Libros Obligatorios
La Ley 10/2005 de 31 de mayo de Fundaciones establece como libros contables obligatorios el Libro Diario y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales (art. 34.1)
Además, las fundaciones deberán llevar un libro de actas, que ha de reunir las actas de las reuniones del Patronato y demás órganos de la fundación, autenticadas en la forma que establezcan los estatutos o, en su defecto, con la firma del Secretario y el visto bueno del Presidente (art. 23)
Por su parte el Decreto 279/2003, de 7 de octubre, por el que se crea el Registro de Fundaciones de Andalucía y se aprueba su reglamento de organización y funcionamiento, que regula el procedimiento de legalización de libros, menciona lo siguiente: “El libro de inventarios y cuentas anuales, libro de presupuestos, el libro de diario, el libro de actas y demás libros auxiliares de las fundaciones (…)”
2.- Formalidades de los libros obligatorios
De acuerdo con la normativa expuesta, son libros obligatorios el libro diario, el de inventario y cuentas anuales, el de planes de actuación (también denominado libro de presupuestos) y el de actas, sin perjuicio de que la Fundación haga uso de otros libros auxiliares, como por ejemplo el libro mayor.
Se analiza a continuación cada uno de estos libros:
- Libro diario: En el libro diario se registran todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria o cronológica. El libro diario se elabora por cada ejercicio económico, se inicia con el registro de situación inicial de la Fundación (asiento de apertura), recoge las operaciones del año y se cierra con un registro de la situación final del año (asiento de cierre).
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales: Este libro recoge la situación inicial de la fundación, su evolución, al menos trimestral, mediante balances de sumas y saldos, el inventario final y además las cuentas anuales, que comprenden:
- Balance de situación.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- Memoria
Las cuentas anuales se elaborarán conforme a los modelos aprobados en la resolución del ICAC de fecha 26 de marzo de 2013.
- Libro de presupuesto (de plan de actuación): Contendrá los planes de actuación que elabore la Fundación para el ejercicio económico siguiente, con el contenido establecido en el artículo 37 de la Ley 10/2005, de 31 de mayo.
- Libro de actas: En él se recogen los acuerdos tomados por el Patronato y de los órganos delegados de éste, si los hubiere.
El artículo 11 del del D. 32/2008, de 5 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de Fundaciones de la Comunidad Autónoma de Andalucía, establece lo siguiente respecto al mismo:
-
- Las actas deberán especificar, las personas asistentes, presentes o representados, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se han celebrado, los puntos principales de las deliberaciones si lo solicitaran las personas que integren el patronato que hayan asistido, así como el contenido de los acuerdos adoptados.
- Deben ser aprobadas por el Patronato en la forma que se establezca en los estatutos y, en su defecto, en la misma o siguiente reunión, una vez aprobadas serán firmadas por Presidente y Secretario. No obstante, el Secretario podrá expedir un certificado sobre los acuerdos adoptados aunque el acta esté pendiente de aprobación, en tal caso, se hará constar expresamente en el certificado esta circunstancia.
- En el acta podrá figurar a solicitud de cada persona que integre el Patronato, el voto contrario o favorable al acuerdo adoptado o su abstención, así como la justificación del sentido de su voto. Asimismo, las personas que integran el Patronato tienen derecho a solicitar la transcripción íntegra de su intervención o propuesta, siempre que aporte en el acto, o en el plazo que señale la Presidencia, el texto que corresponda fielmente con su intervención, haciéndose constar en el acta o uniéndose a la misma. También podrán formular voto particular por escrito en el plazo de 48 hs, que se incorporará al texto del acuerdo adoptado.
- La Presidencia del Patronato requerirá la presencia de un notario para que levante acta de la reunión siempre que, con cinco días de antelación al previsto para su celebración, lo solicite la tercera parte del número total de miembros que integran el Patronato.
3.- Procedimiento de legalización para Fundaciones de ámbito andaluz.
El procedimiento de legalización está regulado en el Decreto 279/2003, de 7 de octubre, por el que se crea el Registro de Fundaciones de Andalucía, arts. 38 a 40.
La legalización podrá realizarse antes del uso de estos libros o una vez utilizados.
Requisitos para la legalización de los libros en blanco:
- Encuadernados o formados por hojas móviles.
- Completamente en blanco.
- Folios enumerados correlativamente.
Legalización de libros después de su uso:
- Deberán presentarse encuadernado de manera que no sea posible la sustitución de sus folios.
- Primer folio en blanco y los demás numerados.
- Orden cronológico de los asientos y anotaciones practicados en ellas.
- Los espacios en blanco deberán estar anulados.
Para Fundaciones de ámbito andaluz, el órgano competente para la legalización de libros es el Registro de Fundaciones de Andalucía.
Los libros correspondientes se presentarán al Registro junto con una solicitud de legalización, en la que deberá constar los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del solicitante, denominación de la Fundación, datos de identificación registral y domicilio.
- Relación de libros cuya legalización se solicita, con expresión de si se encuentra en blanco o si se han formado mediante la encuadernación de hojas anotadas, así como el número de hojas de los que se compone cada libro.
- Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase de aquellos cuya legalización se solicita
El enlace al Registro de Fundaciones donde se puede descargar la solicitud es el siguiente:
http://www.juntadeandalucia.es/export/drupaljda/legalizacionlibros.pdf
A la solicitud se adjuntará un certificado expedido por el Secretario haciendo constar:
- La clase de libro que se legaliza.
- Si es en blanco o usado.
- El nº de su clase a la que corresponde.
- El nº de hojas en caso de libros en blanco, y la fecha del último asiento en el caso de libros usados.
Se recomienda el siguiente texto, ajustado al supuesto que corresponda. Libro Primero en blanco:
CERTIFICA:
Que el libro de en blanco y con hojas móviles numeradas correlativamente que se adjunta para su legalización es el Primero de su clase
Segundos y siguientes libros
CERTIFICA:
Que, de conformidad con lo establecido en el art. 40.4 del Decreto 279/2003, de 7 de octubre, por el que se crea el Registro de Fundaciones de Andalucía y se aprueba su reglamento de organización y funcionamiento, se hace constar que se ha utilizado íntegramente el libro de nº de su clase, siendo la fecha de su último acuerdo,
asiento o anotación practicada en el mismo de
Es importante tener en cuenta que no se legalizaran nuevos libros si no se han legalizado los anteriores, siendo necesario además acreditar (indicándolo en el correspondiente certificado) la íntegra utilización del anterior.
4.- Procedimiento de legalización para Fundaciones de ámbito estatal.
En el caso de las Fundaciones de ámbito estatal, la Orden JUS/221/2017 de 9 de marzo establece la obligatoriedad de la presentación telemática de los libros para los libros a partir del año 2017 a través del siguiente enlace:
https://sede.mjusticia.gob.es/cs/Satellite/Sede/es/tramites/cuentas-anuales-planes
Para aquellas fundaciones que no hayan legalizado nunca sus libros, podrán incluir en el primer libro presentado electrónicamente todo el contenido desde la constitución de la fundación. Para ello deberán incluirse el acta de la reunión del Patronato en la que se ratifiquen las actas, planes de actuación, cuentas y operaciones no transcritas en su día y que integren los libros cuya legalización se solicita.
5.- Plazo para la legalización.
Tanto para Fundaciones estatales como andaluzas será de cuatro meses desde la fecha de cierre de cada ejercicio.
En el caso de las Fundaciones estatales, el libro de cuentas anuales podrá legalizarse pasado estos cuatro meses, pero siempre antes de los seis meses establecidos para aprobación de cuentas.
Si se solicitase la legalización fuera de plazo, el encargado del Registro lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente de la hoja de legalizaciones.
Información elaborada por el Departamento de Asesoramiento de AFA – Asociaciones y Fundaciones Andaluzas. Se prohíbe la reproducción y uso del mismo. Si tiene cualquier duda, puede ponerse en contacto con nosotros en el teléfono 954 09 19 88.
