Ana Ordóñez Muñoz,
Responsable del Departamento de Servicios Jurídicos de AFA.
¿Sabías que la normativa de Fundaciones establece como libros contables obligatorios el Libro Diario y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales (art. 34.1)? Además, las fundaciones deberán llevar un libro de actas, que ha de reunir las actas de las reuniones del Patronato y demás órganos de la fundación. Continúa leyendo y comprueba si estás cumpliendo con este requisito.
1.- Libros Obligatorios
- Libro de Actas.
Contendrá las actas de las reuniones del patronato y demás órganos de la fundación, firmadas por el Secretario y con el visto bueno del Presidente.
- Libro Diario.
En el libro diario se registran todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria o cronológica. Se inicia con el asiento de apertura, recoge las operaciones del año y se cierra con un registro de la situación final del año (asiento de cierre).
- Libro de Cuentas Anuales.
Estará formado, como mínimo, por el balance de situación, la cuenta de resultados y la memoria y deberá estar firmada en todas sus hojas por Presidente y Secretario.
- Libro de Plan de Actuación (solo para fundaciones de ámbito estatal)
Contiene los planes de actuación elaborado por la Fundacion para el ejercicio económico.
2.- Formalidades de los libros para su legalización
La legalización de los libros se realizará después de su uso, cumpliendo las siguientes formalidades:
- En cada ejercicio se deberán legalizar los libros obligatorios del ejercicio que preceden.
- Se presentarán un archivo PDF por libro y por año.
- Las hojas estarán numeradas correlativamente y reflejarán los asientos y anotaciones en orden cronológico.
- Los espacios en blanco serán anulados.
3.- Procedimiento de legalización
3.1 Para fundaciones de ámbito andaluz
A través de la presentación electrónica general de la Junta de Andalucía, https://ws050.juntadeandalucia.es/vea/faces/vi/procedimientoDetalle.xhtml Dirigida a la Consejería de Justicia, Administración Local y Función Pública, Dirección General de Justicia Juvenil y Cooperación.
En la solicitud deberá constar necesariamente los siguientes datos:
- Nombre y apellidos de la persona que presenta la solicitud.
- Denominación de la fundación, identificación registral y domicilio.
- Relación de libros cuya legalización se solicita, así como el número de hojas de que se compone cada libro.
- Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita.
3.2 Para fundaciones de ámbito estatal
A través del siguiente enlace: Legalización de libros de fundaciones
Una vez cumplimentado el trámite recibirá un código con el que se puede descargar el libro en el siguiente enlace: Descarga online de libro legalizado de la fundación
Para aquellas fundaciones de ámbito estatal que no hayan legalizado nunca sus libros, podrán incluir en el primer libro presentado electrónicamente todo el contenido desde la constitución de la fundación. Para ello deberán incluirse el acta de la reunión del Patronato en la que se ratifiquen las actas, planes de actuación, cuentas y operaciones no transcritas en su día y que integren los libros cuya legalización se solicita.
4.- Plazo para la legalización.
4.1 Para fundaciones de ámbito andaluz:
Siete meses desde la fecha de cierre de cada ejercicio.
4.2 Para fundaciones de ámbito estatal:
Cuatro meses desde la fecha de cierre de cada ejercicio.
En el caso de las Fundaciones estatales, el libro de cuentas anuales podrá legalizarse pasado estos cuatro meses, pero siempre antes de los seis meses establecidos para aprobación de cuentas. Si se solicitase la legalización fuera de plazo, el encargado del Registro lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente de la hoja de legalizaciones.
Información elaborada por el Departamento de Asesoramiento de AFA – Asociaciones y Fundaciones Andaluzas. Se prohíbe la reproducción y uso del mismo. Si tiene cualquier duda, puede ponerse en contacto con nosotros en el teléfono 954 09 19 88.
