Cada año se consumen en torno a 115 mil millones de hojas de papel en las oficinas de todo el mundo y se calcula que alrededor del 40% del papel es desperdiciado. Esta cifra es cuanto menos abrumadora, pero por suerte cada vez son más las empresas conscientes de la importancia de fomentar las buenas prácticas con el medio ambiente y se unen a la cultura del paperless.
Este es uno de los objetivos que plantea el proyecto de Digitalización de procedimientos aduaneros de empresas del sector logístico de Algeciras, puesto en marcha por el Grupo de Investigación Gestión Lean de la Producción y de la Logística Integrada Universal Hiperconectada de la Universidad de Cádiz, capitaneado por el investigador Luis López Molina, y la empresa Total Logistic Services (TLS), que opera en el Sector Logístico de la Bahía de Algeciras.
El proyecto, reconocido con una de las cinco Ayudas a Proyectos de Transferencia Universidad-Empresa otorgadas por la Fundación Campus Tecnológico en su intención de reforzar la vinculación del entorno científico – universitario con el tejido empresarial, plantea tres grandes retos: el primero y más ligado a la empresa, es el del cambio radical en la metodología documental con la que afronta la empresa su actividad diaria; el segundo es la reducción del papel y el incremento de la eficiencia/productividad de la mano de obra que actualmente tiene la empresa, alineado con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) planteados por la Organización de Naciones Unidas en su Agenda 2030; y por último, y como reto social, la creación de un nuevo puesto de trabajo para este nuevo proceder burocrático de la empresa, en el que al frente del mismo, se pondrá una mujer, dentro de un sector tradicionalmente masculino, como es el de la Logística y el transporte. “Concretamente vamos a trabajar conjuntamente para que todos los expedientes aduaneros de la empresa se tramiten de forma digital… Esto, que para cualquier empresa sería solamente una evolución en su manera de trabajar, para una empresa del sector logístico que hace trámites aduaneros es mucho más, pues la documentación que manejan y que presentan a las autoridades pertinentes ha de ser en original y debe ser fácilmente localizable e identificable, así como tenerla archivadas durante un periodo de años”, nos explica el investigador, que además es Director General de Empleo y Emprendimiento de la UCA.
La idea surge, precisamente, a raíz de la participación en dos actividades de la Fundación Campus Tecnológico: el Estudio de Competitividad de los Sectores Productivos del Campo de Gibraltar, ESPROCAM, y el III Encuentro Internacional de Investigadores Campus Tecnológico de Algeciras, en el que se debatió sobre 5 de los 17 objetivos de la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible. Es entonces cuando el grupo de investigación, experto en procesos de organización de empresas, eliminación de desperdicios en tareas y propulsores de una logística hiperconectada más amigable con el ecosistema que compone el mundo logístico, descubre ciertas carencias en empresas del sector de Movilidad y Logística de la provincia y decide poner en marcha el proyecto, con el que “no solamente se incrementará la competitividad de la empresa, sino que ayudaremos a aumentar su eficiencia reduciendo los plazos de entrega, así como el espacio destinado al archivo de toda esta documentación necesaria imprescindible por normativa aduanera, reduciendo el papel y trasladando la documentación a documentos digitales aceptados para dicha burocracia”, explica el investigador.
El proyecto está compuesto por cuatro fases. La segunda de ellas comenzará el próximo 25 de marzo, coincidiendo con la fecha de incorporación de la nueva trabajadora, y se centrará en digitalizar y trazabilizar la documentación. Tras ésta, dará comienzo una tercera fase de coexistencia de los dos procedimientos, en la que los trabajadores tendrán que acostumbrarse al nuevo método, para concluir con una cuarta fase en la que el sistema quedará totalmente implantado y la documentación en papel quedará almacenada fuera de las oficinas. De esta manera, “La empresa va a reducir el papel, fotocopias, etc… y además se espera que aumente su eficiencia, lo que implica que las empresas del sector de la Bahía de Algeciras puedan seguir los pasos de la misma”, concluye López Molina.
Sin duda, un proyecto extensible a empresas de diversos sectores y con el que todo son ventajas: ahorro en costes, reducción de la huella ecológica, mayor seguridad y aumento de la productividad.
