La llevanza de los libros obligatorios es otro de los actos de administración destacable en el proceso de vida de una fundación.
Es obligatoria la legalización de los siguientes libros: Libro de Actas. Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas anuales y Libro de Planes de actuación.
Para las fundaciones andaluzas, el procedimiento de legalización está regulado en el Decreto 279/2003, de 7 de octubre, por el que se crea el Registro de Fundaciones de Andalucía, arts. 38 a 40.
La legalización podrá realizarse antes del uso de estos libros o una vez utilizados.
Requisitos para la legalización de los libros en blanco:
- Encuadernados o formados por hojas móviles.
- Completamente en blanco.
- Folios enumerados correlativamente.
Legalización de libros después de su uso:
- Deberán presentarse encuadernados de manera que no sea posible la sustitución de sus folios.
- Primer folio en blanco y los demás numerados.
- Orden cronológico de los asientos y anotaciones practicados en ellos.
- Los espacios en blanco deberán estar anulados.
Para Fundaciones de ámbito andaluz, el órgano competente para la legalización de libros es el Registro de Fundaciones de Andalucía. Los libros correspondientes se presentarán al Registro junto con una solicitud de legalización, en la que deberá constar los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del solicitante, denominación de la Fundación, datos de identificación registral y domicilio.
- Relación de libros cuya legalización se solicita, con expresión de si se encuentra en blanco o si se han formado mediante la encuadernación de hojas anotadas, así como el número de hojas de los que se compone cada libro.
- Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase de aquellos cuya legalización se solicita.
Se adjunta enlace: http://www.juntadeandalucia.es/export/drupaljda/legalizacionlibros.pdf
A la solicitud se adjuntará un certificado expedido por el Secretario haciendo constar:
- La clase de libro que se legaliza.
- Si es en blanco o usado.
- El nº de su clase a la que corresponde.
- El nº de hojas en caso de libros en blanco, y la fecha del último asiento en el caso de libros usados.
No se legalizarán nuevos libros si no se han legalizado los anteriores
Recomendamos el siguiente texto, ajustado al supuesto que corresponda.
Libro Primero en blanco
CERTIFICA: Que el libro de ___ en blanco y con ____ hojas móviles numeradas correlativamente que se adjunta para su legalización es el Primero de su clase
Segundos y siguientes libros
CERTIFICA: Que, de conformidad con lo establecido en el art. 40.4 del Decreto 279/2003, de 7 de octubre, por el que se crea el Registro de Fundaciones de Andalucía y se aprueba su reglamento de organización y funcionamiento, se hace constar que se ha utilizado íntegramente el libro de ____ nº __ de su clase, siendo la fecha de su último acuerdo, asiento o anotación practicada en el mismo de ____
Es importante tener en cuenta que no se legalizarán nuevos libros si no se han legalizado los anteriores, siendo necesario además acreditar (indicándolo en el correspondiente certificado) la íntegra utilización del anterior.
En el caso de las Fundaciones de ámbito estatal, la Orden JUS/221/2017 de 9 de marzo establece la obligatoriedad de la presentación telemática de los libros para los libros a partir del año 2017.
Para aquellas fundaciones que no hayan legalizado nunca sus libros, podrán incluir en el primer libro presentado electrónicamente todo el contenido desde la constitución de la fundación. Para ello deberán incluirse el acta de la reunión del Patronato en la que se ratifiquen las actas, planes de actuación, cuentas y operaciones no transcritas en su día y que integren los libros cuya legalización se solicita.
En cuanto al plazo de legalización, tanto para Fundaciones estatales como andaluzas, será de cuatro meses desde la fecha de cierre de cada ejercicio. En el caso de las Fundaciones estatales, el libro de cuentas anuales podrá legalizarse pasado estos cuatro meses, pero siempre antes de los seis meses establecidos para aprobación de cuentas.
