Guadalupe Ollero Esquivias,
Departamento de Asesoramiento de AFA.
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Las Fundaciones y Asociaciones, al igual que las empresas y autónomos, tienen la obligación de conservar su documentación, durante un plazo que varía en función de la materia.
– En el ámbito mercantil, el artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
No obstante, existe documentación que habrá que conservar durante un plazo distinto, a saber:
- La relativa a los préstamos: hasta que sean devueltos.
- La documentación sobre inmovilizado: hasta que sea totalmente amortizado o vendido.
- Las facturas que se refieren a bienes de inversión deberán de conservarse durante el periodo de regularización fijado en la Ley del IVA, esto es, 4 años para el caso de bienes muebles, y 9 años para el caso de bienes inmuebles.
– En el tributario, la normativa fiscal establece la prescripción del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación en 4 años desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuestos, siendo este el periodo de tiempo en el que debe conservarse la documentación a estos efectos, salvo en caso de comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, en cuyo caso el plazo es de 10 años.
Hay que tener en cuenta que pueden existir interrupciones de este plazo si existe alguna actuación inspectora o comprobación de la Administración Tributaria.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de los libros y documentos contables por lo que, en caso de disolución, serán los liquidadores los obligados a cumplir lo previsto.
– En cuanto al social, la obligación de conservación va unida también al plazo de prescripción de las infracciones: 3 años a efectos en el ámbito laboral y de 4 años por infracciones en el ámbito de la Seguridad Social. En el de prevención de riesgos laborales, dependerá del tipo de infracción, siendo el plazo máximo de prescripción de 5 años (infracción muy grave).
La documentación a conservar es la relativa a filiación, bajas, justificantes de pagos salariales, contratos de trabajo o registros de jornada laboral.
– En materia de Blanqueo de Capitales, el plazo de conservación de la documentación se extiende a los 10 años.
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